とはいえ、「グループウェアってどんなメリットがあるの？」とお悩みの方や、そもそも、「グループウェアって何……？」といった方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの概念やメリット・デメリット、おすすめのものをご紹介していきます。この記事を読めばグループウェアについて理解が深まること間違いなし。さっそく見ていきましょう。
グループウェアとは
グループウェアとは、ネットワークを活用して情報を共有したり、業務効率化を行うためのツールのこと。
様々な機能が揃えられており、普段の仕事の多くの場面で活用することができます。
いろいろな企業が提供しているグループウェアですが、大まかに以下の2種類に分類することができます。
- クラウド型：クラウド機能を用いてweb上で利用する形式
- オンプレミス型：企業内に情報システムを設置し利用する形式
それぞれのグループウェアの種類の持つ特徴やメリット・デメリットをしっかりと理解し、適切なものを導入する必要があります。
グループウェアの基本的な機能
グループウェアの基本について学んだところで、その基本的な機能をご紹介していきます。
どのような用途で利用することができるのでしょうか。
【グループウェアの機能①】ファイル共有
グループウェアの基本的な機能として、まず初めに挙げられるのがファイル共有機能です。
クラウド上などにデータを保存することで、離れたところにいる相手とも簡単にファイルを共有することができるようになります。
G Suiteなど、グループウェアの種類によってはファイルをリアルタイムで共同で編集できるものも存在します。
【グループウェアの機能②】ビデオ・音声通話
ビデオ・音声通話も、グループウェアの代表的な機能の1つです。
グループ通話やビデオ通話を利用することで、オンライン上で会議をすることも可能。リモートワーク②お利用することで促進にも役立てることができます。
【グループウェアの機能③】社内チャット
さらに、社内チャットもグループウェアの機能として挙げられます。
コミュニケーションを円滑にすることで、業務効率化に役立つほか、社内コミュニケーションを活発にさせてくれるような機能を揃えているグループウェアも存在します。
【グループウェアの機能④】スケジュール管理
個人・メンバーのスケジュールを管理し、共有も可能なものもあるスケジュール管理機能も多くのグループウェアで備えられています。
その他の機能
その他にも以下のような機能が揃得られています。
- ToDoリスト：やらなければいけないタスクをリスト化
- メモ：シンプルなメモ機能に加え、共有が容易なのもメリット
- 掲示板：社内の情報などを一元化して共有可能
- 議事録作成：会議前にアジェンダを登録・共有、会議後は議事録の作成が可能。
- 設備予約：会議室などの利用時に予約をすることで、利用効率アップに役立つ
グループウェアのメリット
実際に、グループウェアを利用することで得られるメリットについてご説明していきます。
業務効率化に役立つ
グループウェアのメリットとしてまず初めに挙げられるのは、やはり業務効率化に役立つ点。
グループウェアには、無駄な手間を省くことができるものや単純作業を自動化できるものなど、生産性を即座に上げることができる様々な機能が揃っています。
それぞれの企業に適切なグループウェアを選ぶことで、さらなる業務効率化を図ることができるでしょう。
情報共有が容易に
情報の共有が容易にできる点も、グループウェアのメリットとして挙げられます。
クラウドを用いて社内のデータを一元管理するため、データへのアクセス性がアップするだけでなく、社内チャットや音声・ビデオ会議の機能を備えているグループウェアも存在するため、離れたところにいても簡単に情報を共有することができるようになります。
管理者権限を利用可能
さらに、管理者権限を利用することができる点も、グループウェアのメリット。
ファイルを共有する際に、閲覧や編集、URLの取得、ダウンロード、アップロードなどに細かく制限をかけることができるため、データの漏えいの危険性を抑えることができます。
グループウェアのデメリット
メリットが存在する一方で、グループウェアには少なからずデメリットも存在します。
一体どんなものがデメリットとして挙げられるのでしょうか。
不必要なコミュニケーションが増加する可能性
まず初めに、不必要なコミュニケーションが増加してしまう可能性があることがグループウェアのデメリットとして挙げられます。
グループウェアには、社内チャットや電子メール、音声・ビデオ会議機能など、社内のコミュニケーションを活発化させてくれるものが多く揃っています。
もちろんこれらの機能は、業務効率化などに大いに役立ってくれますが、その一方で無駄な会話を生み出し、逆に無駄が生まれてしまう可能性があります。
さらに、コミュニケーションが活発になることで、必要な情報がどんどんと流れていってしまうようなケースも多く見られます。
このようなことを防ぐ為にも、しっかりとした使い方を定めてからグループウェアを利用することをおすすめします。
グループウェア導入時の注意点
また、グループウェアを導入する際には、様々なことに注意を払う必要があります。
企業によって考慮すべきことは変わってきますが、最低限以下のことはしっかりと検討するようにしましょう。
グループウェアの拡張性を確認する
グループウェアを長期で利用することが見込まれている場合、 今後の成長や事業内容など、将来起こりうる様々な企業の変化を見定めて、 拡張性をしっかりと確認してから導入することも重要です。
「これから必要になってくるであろう機能が備わっているか」、「社員数や取り扱うデータの容量の増加に対応できるか」などしっかりと検討し、グループウェアを選択するようにしましょう。
グループウェア導入時にかかる負担を考慮する
導入時に、社員に掛かる負担が大きすぎると、せっかく導入したグループウェアの利用が定着しない場合があります。
そのような事態を防ぐ為にも、事前に社員へのヒアリングや、既に社内で利用されているツールとの相性の考慮などをしっかりと行うようにしましょう。
セキュリティ対策がしっかりしているグループウェアを選ぶ
現在、ほとんどのグループウェアでクラウド型が採用されており、ウェブ上でデータを管理することが当たり前になってきています。
もちろんほとんどのグループウェアで、しっかりとしたセキュリティ対策が施されていますが、その一方で脆弱性が残っているものが未だ存在しているのも事実。
グループウェアを導入する際は、しっかりとセキュリティの安全性を考慮するようにしましょう。
有料グループウェア5選
【有料グループウェア①】Office 365
特徴
Office365は、Microsoftが提供するグループウェアです。
お馴染みのWordやExcelが無料で使えるようになるほか、OneDrive（Microsoftが提供するクラウドストレージ）が1TBまで無料で利用できるようになります。
そのほかにも、社内用SNSや最後に、サイトを作成できるツールなど、業務効率化に必要な基本的な機能が一通り揃っており、とても使いやすいグループウェアです。
料金
| プラン | 利用料金 |
| Office 365 solo | ￥12,774/年 |
| Business Essentialsプラン | ￥540/月 |
| Businessプラン | ￥900/月 |
| Business Premiumプラン | ￥1,360/月 |
【有料グループウェア②】G Suite
特徴
G SuiteはGoogleが提供しているグループウェアです。
G Suiteには、Gmailなどの無料でも利用できるツールも多く含まれていますが、機能が強化されていおり、さらに使いやすく調整されています。
さらに、webアプリケーションを誰でも簡単に開発することができるGoogle App makerなど、G Suiteでしか利用できない便利なツールが備えられているほか、セキュリティの安全性も高いため、とても使いやすいグループウェアであるといえるのではないでしょうか。
料金
| プラン | 月額料金 |
| Basicエディション | ￥680/月 |
| Businessエディション | ￥1,360/月 |
| Enterpriseエディション | ￥3,000/月 |
【有料グループウェア③】サイボウズOffice
特徴
サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。
クラウド型とパッケージ型の2種類から選ぶことができるため、それぞれの企業に適切な導入の仕方を選べる点も嬉しいポイント。
そのほかにも、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性や、セキュリティの強固さなど、様々なメリットが存在し、多くの企業から人気のあるグループウェアです。
料金
クラウド型
| プラン | 月額料金 |
| スタンダードコース | ￥500/月 |
| プレミアムコース | ￥800/月 |
パッケージ型
| ユーザー数 | スタンダードコース | プレミアムコース |
| 10人 | ￥63,800 | ￥82,800 |
| 20人 | ￥97,800 | ￥128,000 |
| 50人 | ￥189,000 | ￥248,000 |
| 100人 | ￥378,000 | ￥498,000 |
| 150人 | ￥528,000 | ￥680,000 |
| 200人 | ￥684,000 | ￥880,000 |
| 250人 | ￥840,000 | ￥1,080,000 |
| 無制限 | ￥1,380,000 | ￥1,680,000 |
【有料グループウェア④】Kintone
特徴
kintoneはサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。
先ほど紹介したサイボウズOffice同様、こちらもサイボウズ株式会社提供されていますが、その1番の違いはカスタマイズ性能にあります。
Kintoneではその機能の細かいところまでカスタマイズをすることが可能。
より使いやすいグループウェアをお求めの方にはKintone、手っ取り早く基本的なグループウェアを利用したい方にはサイボウズOfficeがおすすめです。
料金
| プラン | 月額料金 |
| ライト | ￥780/月 |
| スタンダード | ￥1,500/月 |
【有料グループウェア⑤】desknet’s NEO
特徴
desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。
その最大の特徴はコストパフォーマンスの高さ。ほかのグループウェアと比較しても、低価格ながら様々機能を備えており、セキュリティの安全性も保障されています。
しかしその一方で、グループチャット機能が備わっていないため、社内コミュニケーションを活発化させたい企業には不向きなグループウェアかもしれません。
料金
クラウド型
| 標準プラン | ￥400/月 |
小規模パッケージ型（300ユーザーまで）
| ユーザー数 | 初期費用 | 2年目以降/年 |
| 5人 | ￥39,800 | ￥10,000 |
| 10人 | ￥64,300 | ￥10,000 |
| 20人 | ￥98,000 | ￥78,000 |
| 30人 | ￥137,000 | ￥110,000 |
| 50人 | ￥198,000 | ￥158,000 |
| 100人 | ￥378,000 | ￥302,000 |
| 150人 | ￥548,000 | ￥438,000 |
| 200人 | ￥698,000 | ￥558,000 |
| 250人 | ￥848,000 | ￥678,000 |
| 300人 | ￥998,000 | ￥798,000 |
大規模パッケージ型（300人以上）
| ユーザー数 | 料金 |
| 100人 | ￥410,000 |
| 200人 | ￥910,000 |
| 300人 | ￥1,320,000 |
| 400人 | ￥1,730,000 |
| 500人 | ￥2,140,000 |
| 600人 | ￥2,550,000 |
| 700人 | ￥2,960,000 |
| 800人 | ￥3,370,000 |
| 900人 | ￥3,780,000 |
| 1,000人 | ￥4,000,000 |
| 1,500人 | ￥4,500,000 |
| 2,000人 | ￥5,000,000 |
| 3,000人 | ￥6,000,000 |
| 5,000人 | ￥7,500,000 |
| 7,000人 | ￥9,000,000 |
| 10,000人 | ￥1,050,000 |
| 無制限 | ￥13,000,000 |
無料グループウェア9選
【無料グループウェア①】Microsoft Teams
特徴
Microsoft Teamsは、Microsoftによって提供されているグループウェアです。
チャットツールという位置づけで提供されているため、一般的なグループウェアのように多くの機能が揃っているわけではありませんが、オンライン会議や共同編集、ファイル共有などを行うことができ、業務効率化に十分に役立ってくれます。
料金
Microsoft Teamsは、Ofice365の無料版として位置づけられています。
より多くの機能やストレージ容量を希望する場合は、Office 365へアップグレードしてみてはいかがでしょうか。
【無料グループウェア②】R-GROUP
特徴
R-GROUPは、利用期間・人数共に無制限で利用することができ、さらにオンラインストレージも容量に制限なく利用することができるグループウェアです。
ファイル共有や掲示板、チャットや名刺管理など、機能も充実しており、その使いやすさにも定評があります。
無料のグループウェアをお探しの方は、まずこちらから検討してみてはいかがでしょうか。
料金
無料
【無料グループウェア③】iQube
特徴
iQubeは、株式会社ガイアックスが提供しているグループウェアです。
無料プラン、スタンダードプラン、プレミアムプランの3種類が存在し、それぞれのプランで利用人数やストレージの容量などの上限が変わってきます。
料金
| プラン | 年間契約 | 月額契約 |
| 無料プラン | ￥0/月 | ￥0/月 |
| スタンダードプラン | ￥366/月 | ￥400/月 |
| プレミアムプラン | ￥500/月 | ￥700/月 |
【無料グループウェア④】Chat&Messenger
特徴
Chat&Messengerは、主にビジネスチャットに用いられるグループウェアです。
音声・ビデオ通話やスケジュール共有機能なども備えており、社内コミュニケーションを活発化させたい企業におすすめのグループウェアです。
無料プラン以外にも、様々なプランが存在し、それぞれで使える機能やストレージ容量が異なるなど異なります。挿入する際には、最も適切なプランを選択するようにしましょう。
料金
| プラン | 1ユーザー料金 |
| フリー | ￥0/月 |
| プレミアム | ￥160/月 |
| ビジネスプレミアム | ￥10,000 |
| オンプレミスCAMServer | ￥115/月 |
| クラウド | ￥200～/月 |
【無料グループウェア⑤】enclo
特徴
encloは、使いやすさに定評があるグループウェアです。
直感的な操作が可能で、初めて使う方でもすぐにその使用感になれることができます。
グループ内でのチャット機能やファイル共有機能、手書きも可能なメモ機能などの多くの機能が揃えられており、無料プランでも十分活躍してくれるグループウェアです。
料金
| プラン | 月額料金 | 年額料金 |
| フリー | ￥0/月 | ￥0/年 |
| マイプラン | ￥350/月 | ￥3,800/年 |
| ビジネス | ￥2,000～/月 | ￥22,000～/年 |
【無料グループウェア⑥】GROUP SESSION
特徴
Group Sessionは、日本トータルシステムが提供しているグループウェアです。
無料プランでも基本的な機能が多く揃っており、さらにオプションでモバイル版の使用や通知機能を付けることも可能です。
料金
| プラン | 1ユーザー料金 |
| 無料版 | ￥0/月 |
| byCloud スマートプラン | ￥300/月 |
【無料グループウェア⑦】Chatwork
特徴
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供しているグループウェアです。
社内コミュニケーションに特化しているツールで、グループチャットやビデオ通話機能を利用することができます。
その他にも、タスク管理機能が備わっており、グループ単位でそれぞれのメンバーがタスクを作成し、共有することができるのもChatworkの強みです。
料金
| プラン | 1ユーザー料金 |
| フリー | ￥0/月 |
| パーソナル | ￥400/月 |
| ビジネス | ￥500/月 |
| エンタープライズ | ￥800/月 |
【無料グループウェア⑧】Stock
特徴
Stockは「チャットだと情報の流れが速く、ファイル管理が面倒になってしまう」という悩みを解消することができるグループウェアです。
とてもシンプルな作りになっており、簡単に情報のストックとタスクの管理を行うことができます。
しかしその一方で、無料プランだとストレージ容量が1GBしか利用できないため、本格的な気に利用したい方は、有料プランへアップグレードをするか、別のグループウェアを利用することをおすすめします。
料金
| プラン | 月額料金 |
| フリープラン | ￥0/月 |
| エントリープラン | ￥2,980/月 |
| スモールプラン | ￥4,480/月 |
| ミドルプラン | ￥7,480/月 |
| ラージプラン | ￥12,400/月 |
【無料グループウェア⑨】e-Broad office
特徴
e-Broad officeは、イーブロードオフィス株式会社によって提供されているグループウェアです。
完全無料で利用することができるほか、基本的な機能に加え、メンバーの在籍確認ができる、無料でもしっかりと役立ってくれるグループウェアです。
料金
無料
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まとめ
今回は、グループウェアについてその概念やメリット・デメリット、おすすめのものまでをご紹介しました。
業務効率化を促進するうえで、重要な役割を担うグループウェア。それぞれの企業にの企業に合ったものを導入し、適切な利用をすることが大事です。
QQLNEでは、今回ご紹介したようなグループウェアに関するセミナーや、G Suiteの導入支援を行っています。
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