Googleが提供する業務栗塚ツールで、実際に様々な企業で利用されています。
とはいえ、「G Suiteって何？」「G Suieで一体に何ができるようになるの……？？」という方も多いのではないでしょうか。
今回はそんな方や、実際に導入を検討されている方に向けて、G Suiteの機能やメリット、使い方をご紹介いたします。
この記事を読めば、G Suiteについて理解が深まること間違いなし。それではさっそく見ていきましょう。
G Suiteとは？
G Suiteとは、Googleによって提供されているグループウェア（ネットワークを用いて業務効率化を図るツール）です。
GmailをはじめGoogleスプレッドシートやGogleフォームなど、普段の業務を効率化することができる様々なツールが揃っています。
G Suiteの特徴
初期導入がしやすい
G Suiteは初期費用も掛からず、インストールを行うだけなので、面倒な工事やセットアップを行う必要がありません。常に自動で最新版のものを使用することができ、アップデートをする必要がないのもG Suiteのメリットの1つです。
3つのプランから適切なものを選べる
G SuiteにはBasic、Business、Enterprizeの3つの料金プランがあり、それぞれ金額や使用できるツール、ドライブの容量などが異なります。
詳しくは以下のページで紹介しているので、是非ご覧ください。
24時間365日のサポートを受けられる
G Suiteでは24時間、365日サポートを受けることができます。
電話、メール、チャットでのサポートを受け付けており、他のグループウェアツールと比較しても、手厚いサポートと言えるのではないでしょうか。
共同作業が簡単にできる
後ほど詳しく紹介しますが、G Suiteに含まれているツールであるGoogleスプレッドシートやGoogleスライド、Googleドキュメントを利用することで、離れたところにいる相手とも簡単に共同作業ができるようになります。
G Suiteで使える機能一覧
Gmail
通常、無料でも使用することができるGmail。G Suiteによって提供されているGmailでは、独自ドメインを簡単に作成することができます。
Googleカレンダー
こちらも無料で使用することができるものと比べ、G Suiteで提供されているものは他のgoogleが提供しているツールと連携しやすい点が強化されています。さらに、特定の相手や社内全体に予定を共有しやすい点もメリットとして挙げられます。
Googleハングアウト
Googleハングアウトとは、チャットやグループチャット、さらにビデオ・音声通話をすることができるコミュニケーションツールです。離れたところにいても、G Suiteを用いることで用いることで円滑なコミュニケーションやリモートでの会議を可能にすることができます。
Googleドライブ
Googleドライブとは、クラウド上に写真や様々なファイルを保存できるサービスのこと。
15GBまでなら無料で利用することができ、G SuiteのBasicプランなら30GBまで、BusinessまたはEnterprizeプランの場合は無制限でストレージを利用することができます。
これによって、G Suiteならより多くのファイルなどをアップロードすることが可能になり、社内でのファイル共有もより容易になります。
Googleドキュメント
Googleドキュメントはクラウド上にデータを保存することができるG Suite内の文書作成ツールです。
リアルタイムで編集が保存されるため、ほかのユーザーと同時に仕事をすることも可能。ドキュメント内でチャットをすることもでき、離れた場所にいても、共同作業を簡単に行うことができます。
スプレッドシート
Googleスプレッドシートとは、Googleドキュメント同様、クラウド上にデータを保存するG Suite内の表計算ツールです。
こちらも、他のユーザーと同時に作業をすることができる機能が備わっています。
Googleスライド
こちらも上記2つのツールと同様に、プレゼンテーション用のスライドを場所を問わずに、作成、編集、共同作業ができるG Suite内のツールです。
Googleフォーム
アンケートや投票、問い合わせフォームを作成することができるツール。
様々な質問形式を設定することができ、誰でも簡単に思い通りのフォームを作ることができます。集計も容易に行うことが可能で、時間や手間を省き業務効率を向上させる役割も果たしてくれます。
Googleサイト
Googleサイトは、ホームページを作成することができるツールです。
直観的な操作が可能で、他のウェブサイト作成ツールと比べて簡単にホームページを作ることができる点が特徴として挙げられます。このような他のグループウェアに見られないような機能が揃っている点もG Suiteの強みといえるでしょう。
Google App Maker
webアプリケーションを簡単に開発することができるプラットフォームです。
HTMLやCSSといった専門的な知識を必要とせず、ドラッグ＆ドロップなどを用いることで、エンジニア職でない方でもwebアプリケーションを開発することができる優れものです。
また、G Suite内の他のサービスととも連携させることも可能。使い方次第で様々なことができるのも嬉しいポイントです。
Google Keep
Google Keepは、G Suiteに用意されているメモ用のツールです。
通常のメモ機能に加えて、チェックリストの作成や音声入力、写真でのメモ作成、リマインダー機能なども備えてられており、G Suite内のほかのサービスと親和性高く利用することができます。
こちらも、googleアカウントによって管理されているため、いつでもどこでも、どの端末でもメモを確認することができます。
Google Cloud Search
Google Cloud Searchを用いることで、Gmailやドキュメントなど、G Suite内のすべてのコンテンツを包括的に検索することができます。
また、検索機能のほかに、その日の業務に関する情報を提供するアシスタント機能も搭載されています。
Google Vault
Google Vaultを使用することで、G Site内だけでなく、会社全体のデータ・記録の保持や検索、書き出しなどを行ことが可能になります。これにより、訴訟や不祥事などの有事の際に何らかの証拠となるデータを安全に管理することができます。
その他にも、効率化が重視された管理コンソールや、モバイル端末向けのセキュリティツールが用意されていたりするなど、安全性も保障されています。
G Suiteによってもたらされるメリット
G Suiteによって利用できる様々なツールや機能をここまでご紹介してきましたが、実際にG Suiteを導入することによってどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。
リアルタイムでの共同作業
スプレッドシートやドキュメントなど、G Suiteならいつでもどこでも、世界中のメンバーと共同作業をすることができます。
データへのアクセスのしやすさ
G Suiteではファイルや画像など、様々なデータをクラウドに保存することができるため、社内の誰とでも即座に情報を共有することができます。
業務効率化
使いやすく、機能性の高い様々なツールが揃っており、業務効率化を促進することができます。
G Suiteは他のグループウェアと比較しても、ツール1つ１つのクオリティや、デザイン性などとても高水準なため、「とりあえず業務を効率化したい」という企業におすすめのグループウェアです。
セキュリティの向上
G Suiteでは社内の多くのデータを、Googleの高度なセキュリティが施されたクラウド上に一元化して管理するため、安全性を保つことができます。
端末ごとに2段階認証や紛失時のデータ保護なども行うことができ、G Suiteを用いることでハードのセキュリティもより強固なものになります。
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まとめ
今回はG Suiteについて、その機能とメリット・デメリットをご紹介しました。
G Suiteに備えられてる様々なツールを用いることで、業務効率化を推進し、企業の生産性をUPさせることができます。
また、QQLNEではG Suiteの導入・プランニングについてのご相談や、業務効率化ツールについてのセミナーを行っています。
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